複合機（コピー機）の費用は「本体のリース料」より「1枚ごとのカウンター料金」で差がつきます。法人営業の現場で契約を見直してきた立場から、カウンター料金の目安、年間29万円→13万円になった事例、見直しの手順と注意点を解説します。
結論：複合機の費用は「カウンター料金」で見直す
先に結論です。複合機（コピー機）にかかる費用は、本体のリース料より「1枚いくら」のカウンター料金の単価で差がつきます。 そして、この単価は契約時に決まったまま何年も見直されていないことが多く、見直すと下がる可能性の高い固定費です。
私たちが関わった事例では、複合機の年間費用が29万円から13万円（約55%削減）になりました。機械の性能を落としたわけでも、印刷枚数を我慢したわけでもありません。変えたのは契約の「単価」と「依頼先」です。
この記事では、法人営業の現場で複合機やエレベーター保守などの固定費の見直しを数多く見てきた立場から、複合機の費用の仕組み・カウンター料金の目安・見直しの進め方を順番に説明します。
複合機の費用は3つに分かれている
複合機の請求は、大きく次の3つで構成されています。
| 項目 | 内容 | 見直しの余地 |
|---|---|---|
| 本体のリース料 | 機械本体の代金を5〜6年で分割して払う。リース会社との契約 | 契約期間中は原則固定 |
| カウンター料金 | 印刷1枚ごとにかかる料金。保守料（トナー・部品・修理）が含まれることが多い | 大きい。単価は交渉・切り替えで変わる |
| その他 | 用紙、オプション（FAX、フィニッシャー等）、保守の基本料金 | 中くらい |
ポイントは、リース料とカウンター料金が別の契約であることが多いという点です。「リースが残っているから何もできない」と思われがちですが、カウンター料金（保守契約）は別に見直せる場合があります。
カウンター料金の目安
契約や機種、印刷枚数によって幅がありますが、見直し後の水準としてよく見られる目安は次のとおりです。
- モノクロ：1枚 0.4〜0.8円
- カラー：1枚 4.0〜8.0円
たとえば月にモノクロ5,000枚・カラー1,000枚を印刷する事業所で、モノクロ1.5円・カラー15円の契約だと、月のカウンター料金は 7,500円＋15,000円＝22,500円。これがモノクロ0.6円・カラー6円になると 3,000円＋6,000円＝9,000円。月に13,500円、年間で約16万円の差になります。
自社の単価は、請求書の「カウンター料金」「保守料」の欄と印刷枚数を見れば計算できます。まず「1枚いくら払っているか」を出してみてください。
年間29万円→13万円になった事例の中身
私たちが関わった事例（ある事業所の複合機）では、次のように見直しました。
- 現状の把握：直近1年分の請求書から、月ごとの印刷枚数（モノクロ・カラー別）と単価、保守の基本料金、リースの残期間を整理。年間費用は約29万円。
- 条件を固定して相見積もり：「現在と同等以上の機種」「トナー配送込み」「故障時の駆けつけ対応」「代替機あり」を条件に、複数社から見積もりを取得。
- 単価と総額で比較：カウンター単価だけでなく、基本料金・最低枚数（ミニマムチャージ）の有無・リース料を含めた年間総額で比較。
- 切り替え：リースの残債を新しい契約に組み込む形で入れ替え。結果、年間費用は約13万円へ。
同じ事業所でエレベーター保守も見直したところ、こちらは年間114万円から68万円になり、2つの見直しで年間約62万円、10年で約615万円の削減試算になりました。
見直しを進める4つのステップ
ステップ1：請求書1年分から「単価」と「枚数」を出す
見るべき数字は、モノクロとカラーの月間枚数、それぞれの単価、保守の基本料金、リース料、リースの残期間。これが揃えば、年間総額と1枚あたりの実質コストが分かります。
ステップ2：いまの保守内容を書き出す
トナーは自動配送か、故障時は何時間以内に来るか、代替機はあるか、対応エリアはどこまでか。現状の条件を書き出しておくと、見積もりの条件を固定できます。
ステップ3：同じ条件で2〜3社から見積もりを取る
条件を固定して2〜3社に依頼します。今の会社にも「他社と比較している」と伝えて再見積もりを依頼すると、単価が見直されることもあります。
ステップ4：年間総額で比べて決める
単価が安くても、基本料金や最低枚数の設定で総額が高くなるケースがあります。必ず「年間いくら払うか」で比較してください。リースの残期間や解約金の扱いも、この段階で確認します。
見直しで失敗しないための注意点
- 単価だけで決めない：最低枚数（ミニマムチャージ）や基本料金で総額が変わります。
- 枚数の見込みは実績ベースで：営業担当の「だいたい月○枚」ではなく、請求書の実績で計算します。
- リースの残債を確認する：入れ替える場合、残債の扱い（新契約への組み込み、一括精算）で総額が大きく変わります。
- 保守内容を書面で確認する：トナー配送・駆けつけ時間・代替機の3点は、契約書か見積書に明記してもらいます。
- オーバースペックに注意：新しい機種の提案は魅力的ですが、必要以上の性能は総額を押し上げます。現在の使い方に合った機種で十分です。
まとめ：まず「1枚いくら払っているか」を確認する
複合機の費用は、カウンター料金の単価と依頼先を見直すだけで下がる可能性のある固定費です。難しい判断はいりません。請求書1年分を出して、1枚あたりの単価と年間総額を計算するところから始めてください。
LikeTigerでは、現在の契約書と請求書をもとにした削減額の試算・お見積もりを無料で行っています。「今の単価が適正か知りたいだけ」でも構いません。お気軽にご相談ください。
よくある質問
カウンター料金の目安はいくらくらいですか？
契約や機種によって幅がありますが、目安としてモノクロ1枚0.4〜0.8円、カラー1枚4.0〜8.0円あたりが見直し後の水準としてよく見られます。現在の請求書で単価がこれを大きく上回っている場合は、見直しの余地がある可能性があります。
リース契約の途中でも見直せますか？
本体のリース契約（通常5〜6年）と、保守・カウンター料金の契約は別の契約であることが多いです。リースの残期間があっても、カウンター料金だけを見直せる場合や、残債を新しい契約に組み込む形で入れ替える方法もあります。まず契約書の残期間と解約条件を確認するのが第一歩です。
安いカウンター料金の会社に替えると、サービスが落ちませんか？
保守の内容（トナー配送、故障時の駆けつけ時間、代替機の有無）は契約で決まります。見積もりを取る際に現在の保守内容を条件として提示し、同じ条件で単価を比べれば、サービスを落とさずに費用だけを見直せます。
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